Quantas vezes você já perdeu algum documento pela má gestão ou falta de atenção? Na maioria dos casos, guardamos cópias de arquivos de forma local, o que não é seguro ou funcional. Uma saída é a solução da N-able oferecida pela ADDEE, o Backup Documents.
Mesmo que a realização de backups de documentos não seja algo tão comum ainda no mercado, é cada vez mais fundamental. Principalmente, uma vez que os arquivos físicos praticamente não existem mais e tudo se tornou digital.
Nesse contexto, uma organização já não pode correr o risco de perder informações importantes. Por exemplo, notas fiscais eletrônicas, dados contábeis de impostos recolhidos e vários outros arquivos fundamentais para o negócio. Ficou interessado? Entenda mais a seguir!
A importância de fazer o backup dos documentos em nuvem
A cópia de documentos no ambiente local, seja para versionamento, seja como uma forma rudimentar de backup, é algo comum entre os colaboradores de uma empresa. Porém, não é um modelo funcional ou seguro de controle.
Isso porque cada funcionário poderá ter sua própria cópia e cada uma delas conter informações diferentes das demais, além de expor tais arquivos na rede interna, facilitando a ação de cibercriminosos.
Outro risco é a própria perda de informação, uma vez que as máquinas estão propensas a ter algum problema e virem a deixar de funcionar, impedindo a recuperação de tais arquivos. Por outro lado, a melhor prática é investir em um software de backup em nuvem voltado para documentos. Podemos destacar alguns pontos importantes de uma solução como essa.
Segurança
Informações estratégicas armazenadas em servidores físicos locais ou, pior ainda, na máquina de usuários, são um sério risco à segurança da informação. Pois, pode-se, a qualquer momento, sofrer a perda ou roubo de tais documentos.
Já quando falamos em backup em nuvem, existem muito mais níveis de proteção. Sendo que não apenas as invasões são menos prováveis, como a informação está a salvo em servidores virtuais e descentralizados, sendo que qualquer falha mecânica não interfere no armazenamento.
Acesso remoto
Outro problema de manter cópias locais é a dificuldade de acesso a essas informações. Uma vez que elas estão localizadas em uma rede interna, qualquer tentativa de acesso comum deve ser feita diretamente na máquina ou servidor que guarda o documento.
Já em uma solução de backup em nuvem as informações estarão sempre disponíveis aos colaboradores. Independentemente de onde eles estejam. Desse modo, basta que exista algum tipo de dispositivo eletrônico com conexão à internet.
Nesse ponto, é preciso fazer um adendo e chamar a atenção de seus funcionários com relação ao uso de senhas seguras e a proteção do login. Sendo assim, evitando que pessoas desconhecidas possam ter acesso à ferramenta de backup.
Não é recomendado fazer o acesso de outro local ou usando dispositivos desconhecidos, como as chamadas “lan houses”, nas quais suas credenciais de acesso podem ficar expostas e serem encontradas por outras pessoas sem autorização.
Sigilo
Uma das maiores resistências dos gestores com o uso da nuvem, especialmente para backup de informações confidenciais, é o medo de ter seus dados expostos na rede ou roubados. Contudo, cada vez mais os fornecedores têm investido em segurança e esse tipo de situação não acontece.
A nuvem é uma plataforma de serviços integrados baseada em virtualização de servidores que utiliza tecnologia de segurança de última geração como criptografia, selos de segurança, antispyware e antivírus.
O ideal é sempre verificar junto ao fornecedor quais são as barreiras de proteção utilizadas em suas soluções com o intuito de evitar roubos e invasões. Você poderá observar que é utilizada uma infinita gama de medidas.
Agilidade
Uma solução de backup em nuvem é capaz de gerar muito mais agilidade e produtividade para o seu time, uma vez que não é necessário perder tempo buscando por um documento antigo em várias máquinas, servidores ou arquivos físicos.
Com poucos cliques ou até mesmo com uma busca textual simples, é possível ter acesso a qualquer documento arquivado, facilitando o trabalho dos colaboradores, que podem focar seu tempo em outras atividades.
Além disso, soluções de backup são expansíveis, e pode-se realizar a contratação de mais espaço conforme for necessário, diferentemente de arquivos físicos ou até mesmo de soluções locais.
Custo
Por último, outro ponto importante que está levando muitas empresas a apostarem em soluções de backups de documentos em nuvem é o custo muito menor.
Em um ambiente local é preciso investir na compra de máquinas, aluguel de espaço, refrigeração, ferramentas de segurança e controle de acesso e manutenção, ou seja, toda uma infraestrutura.
Já no backup em nuvem, basta o pagamento de uma assinatura módica, sendo que sua empresa paga apenas pelo que consome, podendo aumentar ou diminuir espaço conforme sua demanda. O fornecedor é que se responsabiliza por todos os custos.
A solução Backup Documents
Agora que você já sabe da importância de uma solução de backup de documentos em nuvem para a sua empresa, está na hora de apresentar uma solução inovadora, o Cove Data Protection Documents.
Esta é uma ferramenta leve e eficiente que pode auxiliar a sua empresa a realizar toda a gestão dos documentos comerciais da organização.
Seu foco é totalmente voltado para arquivos e documentos, sendo uma solução completa nesse sentido. Sendo assim, podendo ser instalada em todas as máquinas da empresa e gerando o máximo de segurança. O Backup Documents pode rastrear documentos comerciais alterados e realizar cópias de segurança duas vezes ao dia.
Dessa forma, sua companhia estará sempre segura contra a perda de arquivos sensíveis. Ao mesmo tempo em que todos os colaboradores poderão ter acesso a uma mesma cópia de forma simplificada e rápida.
As vantagens do Backup Documents
São inúmeras as vantagens do Backup Documents perante outras soluções disponíveis hoje no mercado. Separamos algumas delas para você:
- backup acessível — o Cove Data Protection Documents permite o acesso simples e rápido de seus colaboradores às cópias de documentos arquivados;
- implantação automática — a solução pode ser implantada de forma automática, sem a necessidade de configurações, em cada uma das estações de trabalho;
- descoberta de documentos — ele pode localizar diversos tipos de documentos dentro do ambiente de trabalho de forma automatiza e realizar a sua cópia de segurança;
- backups diários — é possível determinar, via configuração, dois horários diários para que a rotina de backup seja realizada;
- 28 dias de segurança — as cópias de segurança podem ser mantidas por até 28 dias, sendo que existem 56 versões diferentes de backup, a depender da demanda por recuperação;
- simplicidade de manejo — os usuários podem, sem a necessidade de uma equipe técnica, logar, navegar, selecionar e recuperar arquivos de forma simples.
Como você pode notar, o Cove Data Protection Documents é uma solução completa de backup de arquivos em nuvem, fornecendo todas as ferramentas necessárias para garantir a proteção de seu negócio e o aumento de produtividade de sua equipe.
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