Como aumentar a produtividade da minha equipe de suporte de TI? Eis a questão.
Entre todas as responsabilidades dos gestores que estão à frente da tecnologia da informação de uma empresa, uma das mais importantes é a elaboração de estratégias que visem tornar os técnicos e/ou colaboradores mais produtivos e comprometidos com o negócio.
Diante de um mercado que está a cada dia menos simpatizante aos problemas de desempenho e mais competitivo de uma forma geral, para ser possível alcançar resultados realmente satisfatórios e se destacar diante da concorrência, é necessário atuar em alta performance.
E é exatamente por essa razão que os níveis de produção dos seus funcionários devem estar sempre no alto. Entenda que a produtividade está para o sucesso da organização assim como a respiração está para a saúde do corpo.
Dessa maneira, este artigo foi preparado para mostrar como aumentar a produtividade da sua equipe de suporte de TI. Confira!
Crie metas e expectativas
Em primeiro lugar, crie metas e expectativas para que a sua equipe de colaboradores possa compreender o grau de relevância das atividades. É isso que lhe permitirá centralizar e potencializar os seus esforços.
Não estabelecê-las seria um grande equívoco, porém, é algo mais comum do que se pensa. Tenha em mente que elas servirão como uma espécie de bússola — tanto as metas, quanto as expectativas.
Em outras palavras, elas vão orientar o seu time acerca do trajeto a ser percorrido. Entretanto, não basta apenas determiná-las, é preciso que elas sejam claras, de qualidade e desafiadoras, mas ainda as mantendo na linha do “realista”.
Ao defini-las, respeite o método SMART, um padrão aplicado em muitas das principais organizações do mundo. Essa metodologia diz que as metas devem ser:
- relevantes;
- específicas;
- alcançáveis;
- mensuráveis;
- bem definidas em relação ao tempo.
Para simplificar o monitoramento e acelerar os trabalhos, divida-os em partes, criando pequenos objetivos.
Otimize a comunicação interna
Você sabia que mais de 60% dos conflitos e desencontros de informação são causados pela falta de eficiência da comunicação interna? Pelo menos é o que diz Peter Drucker, guru da administração.
E com contratempos como esses, não será nada fácil aumentar a produtividade da sua equipe. Em vista disso, proporcione a otimização dos diálogos internos, os quais devem envolver todos os profissionais.
Aqui, a dica é simples: utilize aplicativos de organização, produtividade e claro, comunicação. A união dessas soluções é tudo o que você precisa para otimizar as operações.
Como exemplo, considere os seguintes apps:
- Slack;
- Trello;
- Asana;
- Evernote;
- Todoist.
Analise cada um deles e veja em quais você e a sua equipe melhor se adaptam. Sejam quais forem as suas escolhas, é certo de que elas contribuirão para a melhora da empresa.
Ofereça uma boa infraestrutura de trabalho
Outro ponto importante está na infraestrutura de trabalho. Para os profissionais que atuam na área de TI, pode ser um tanto quanto frustrante ter que lidar com softwares e equipamentos que não funcionam direito, travam ou prejudicam a qualidade dos serviços.
Por essa razão, proporcione um bom ambiente de trabalho, que permita aos colaboradores a automação das tarefas — as possíveis de automatizar — e a boa execução do suporte — dê uma atenção especial aos softwares de suporte de TI à distância.
Isso porque eles proporcionam a segurança dos dados trafegados nas empresas, funcionando como uma base para a gestão remota dos serviços de TI.
Basicamente, a ferramenta tem duas funções principais: prevenção e proatividade. Ao utilizá-la, sua equipe poderá não apenas monitorar, mas prever os possíveis problemas que podem surgir na rede de computadores dos seus clientes.
A função de prevenção é o seu grande benefício, reduzindo o risco de incidentes e promovendo, dessa forma, a obtenção de resultados mais sustentáveis, além de economizar tempo e mão de obra, permitindo que a equipe foque em outras ações além de resolver os problemas.
Delegue tarefas
Outra dica que não poderia ficar de fora deste artigo sobre como aumentar a produtividade da sua equipe é a delegação de tarefas.
Por mais competente que você seja como gestor, não conseguirá fazer o negócio andar se acumular muitas pendências para si, ou somente para um determinado membro do seu time.
Considere os cargos e as capacidades de cada um dos funcionários e organize as demandas de acordo com esses critérios. Delegue as tarefas seguindo essa ideia, isso é essencial para torná-los mais produtivos, mesmo se tratando de um grupo enxuto.
Dê feedbacks
Dê feedbacks sempre que possível. E o porquê disso? A resposta: porque, ao se reportar aos colaboradores, promove-se o desenvolvimento de uma base sólida e colaborativa no que corresponde ao relacionamento entre as partes.
Vale ressaltar que os feedbacks precisam ser positivos, senão o inverso ocorrerá. Em casos em que for preciso correções e puxões de orelha, procure fazer dessas situações uma orientação, indicando o que pode e deve ser feito.
E quando a equipe ou um dos seus integrantes em particular se sair bem, não se esqueça do “parabéns” e do “continue(m) assim”. Esse tipo de feedback traz uma dose extra de motivação. Nesse contexto, cabe salientar também a importância de saber ouvir. Faça perguntas e esteja aberto às sugestões, por exemplo.
Melhore o ambiente físico
Fundamental para o bem-estar dos funcionários, o ambiente físico deve ser valorizado ao máximo. Pense bem: você gostaria de trabalhar em um espaço frio e pouco harmonioso? Pois então! É por isso que você deve proporcionar um bom ambiente físico.
Nesse sentido, construa um espaço, pelo menos, com cores leves e alegres e com uma iluminação adequada.
Para ir um pouco mais além, o decore com plantas. Conforme um estudo da Universidade de Queensland, na Austrália, usá-las na decoração do local de trabalho pode amplificar a produtividade dos colaboradores em até 15%. Não, você não leu errado. É isso mesmo: 15%.
Aposte em uma política de meritocracia
E, por último, mas não menos relevante, aposte em uma política de meritocracia. Quem é que não gosta de ser recompensado pela qualidade do trabalho que foi realizado?
Diante disso, dê recompensas à sua equipe com base nesse modelo. Assim, as chances de ela, como um todo, ficar mais comprometida e motivada para trabalhar são grandes. Com isso, a tendência é o ganho de rendimento e eficiência operacional.
Agora que você já sabe como aumentar a produtividade do seu time de suporte de TI, é hora de colocar a mão na massa e aplicar essas ideias no seu negócio. Com isso, toda a sua atuação no mercado só tem a ganhar!
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