Entenda como fazer a gestão de tempo para empresas de TI

Gestão de tempo para empresas de TI

Trabalhar prestando serviços de tecnologia da informação possui uma série de desafios diários. Nesse sentido, um deles é a gestão de tempo para empresas de TI. Como realizar todas as atividades com uma equipe pequena?

Bom, o primeiro passo é entender como o seu tempo é gasto hoje. A maioria das empresas que prestam serviços de TI funcionam em um modelo break-fix. Ou seja, estão sempre apagando incêndios, por conta disso não conseguem planejar suas ações.

Neste post vamos falar um pouco sobre dicas para fazer a gestão de tempo para empresas de TI. Além disso, também sobre a  importância de realizar um planejamento e sobre a adoção de um modelo de gestão de TI MSP. Continue conosco e boa leitura!

Qual é a importância da gestão de tempo para empresas de TI?

Gerenciar o tempo de uma equipe de prestação de serviços de TI é algo muito trabalhoso. Por diversas vezes você já deve ter desejado que o dia tivesse muito mais que 24 horas não é mesmo?

O problema é o excesso de demanda perante uma equipe que geralmente é pequena. Realizar a contratação de mais profissionais pode minar a rentabilidade da empresa e inviabilizar o negócio.

Por conta disso, é preciso buscar por maneiras diferentes para otimizar o tempo de cada um dos membros do time e sanar todos os problemas enfrentados pelo cliente da melhor forma possível.

A gestão do tempo é muito mais sensível em processos de TI, os quais podem se apresentar como um impeditivo à continuidade das atividades do cliente, podendo incorrer no cancelamento dos serviços.

Como otimizar o tempo de sua equipe?

Existem várias atitudes que podem ser tomadas para otimizar a gestão de tempo de sua equipe e assim, possibilitar que sua empresa forneça serviços melhores aos seus clientes. Vamos listar algumas dessas ações a seguir, acompanhe!

Planejamento

Deixar de realizar um planejamento das atividades de TI a se realizar é um dos principais erros. Quando falamos em empresas de prestação de serviços de tecnologia baseadas no modelo tradicional break-fix, a falta de planejamento piora.

Isso porque, como a todo momento surgem demandas e problemas a serem resolvidos, fica quase que impossível planejar o atendimento aos clientes de forma correta.

Contudo, é preciso buscar programar as atividades com níveis de urgência na medida do possível e conforme cada uma das demandas surgir. A prioridade é para tarefas que estejam ligadas à disponibilidade dos serviços e objetivos estratégicos do cliente.

As demais tarefas rotineiras devem ser realizadas conforme surjam oportunidades, porém, a demora por sua conclusão pode gerar outros problemas, como falhas, vírus, paradas e outros.

Revisão de processos

Assim como qualquer outro tipo de atividade, toda atividade realizada dentro de uma empresa que presta serviços de TI é composta por diversos processos. Cada um deles deve ser constantemente revisados em busca de melhorias e otimização de tempo.

Algumas vezes, ao verificar suas atividades, você pode encontrar algum processo que já se encontra obsoleto e não há mais a necessidade de ser empregado, economizando tempo sempre que a atividade for realizada.

Quando sua equipe é pequena e a demanda por serviços for alta, é dificultoso manter um controle sobre todas as atividades a fim de revisá-las constantemente, porém, é interessante que se faça pelo menos uma vez ao ano.

Adoção de soluções automatizadas

A revisão de suas tarefas pode apontar a possibilidade de automatizar boa parte delas. Esse tipo de iniciativa é responsável por economizar um bom tempo com deslocamentos até o cliente.

Outra solução interessante são os sistemas que permitem um monitoramento remoto da infraestrutura do cliente. Dessa forma, é possível monitorar todos os indicadores à distância e perceber quando algo não vai bem.

Essas duas atitudes podem otimizar muito o tempo da sua equipe, que deixa de ter de se deslocar até o cliente sempre que for necessário realizar pequenas rotinas.

Organização de reuniões

As reuniões são uma atividade extremamente necessária para quem presta serviços de TI, pois é por meio delas que você tem acesso aos objetivos do cliente e entende suas demandas.

Porém, esses encontros tomam um tempo precioso de alguns membros de sua equipe que podem ter de se fazer presentes também. Encontrar novos canais de comunicação com o cliente pode ser uma saída.

Hoje o aplicativo WhatsApp é um dos mais utilizados para um contato direto com o consumidor dos seus serviços, mas para reuniões podem ser utilizados softwares de videoconferência, permitindo a interação entre você e o cliente sem a necessidade de um deslocamento.

Outro ponto é o planejamento da pauta da reunião. Encontrar com o contratante sem saber o que vai ser dito, ou qual o tema a ser discutido, é uma perda de tempo e pode fazer com que o encontro se alongue demais. Sempre crie uma pauta clara e objetiva para cada reunião.

Delegação de tarefas

A maioria dos gestores quer abraçar o mundo e têm dificuldades de se desfazer de certas responsabilidades, no entanto, deve-se ter a consciência de que a equipe formada tem a qualificação para lidar com todas as atividades do negócio.

O desafio aqui é entender e escolher quais os processos podem ser delegados a outros membros do time. Para realizar essa divisão, é preciso observar os conhecimentos e personalidade de cada um.

Uma boa ideia para melhorar sua gestão é criar uma planilha de controle para cada um dos membros da equipe, na qual eles deverão, diariamente, descrever as atividades realizadas.

Dessa forma, você pode observar a produtividade de sua equipe e verificar o andamento dos trabalhos, processos finalizados, próximas atividades a serem realizadas entre outras informações.

É preciso ficar claro que o papel do gestor é gerenciar a equipe, não devendo realizar nenhum processo operacional.

Como o Modelo MSP pode ajudar?

O modelo tradicional de prestação de serviços em TI, focado em break-fix, é um dos principais motivos para que as empresas percam tempo. Com o surgimento de problemas a todo momento, fica impossível realizar um planejamento de atividades.

O ideal é buscar tornar a sua empresa uma MSP, Managed Service Provider, um prestador de serviços gerenciados. Nesse modelo, o foco é preventivo e proativo, ou seja, sua equipe tratará dos problemas antes que eles surjam.

Dessa forma, a gestão do tempo fica muito mais simples e o cliente satisfeito com o seu trabalho, pois não haverá a interrupção dos serviços por conta de alguma falha não prevista.

A gestão de tempo para empresas de TI pode ser a responsável pelo sucesso do empreendimento, uma vez que a falta de planejamento e o não atendimento de todos os problemas podem levar ao cancelamento dos serviços por parte dos clientes.

Gostou deste conteúdo? Seus amigos e colegas vão gostar também! Compartilhe agora mesmo este post em suas redes sociais!

Autor: Addee

Desde 2014, a ADDEE lidera a evolução do setor de TI no Brasil como distribuidora exclusiva da N-able. Com mais de 700 clientes, oferecemos soluções modernas e seguras, incluindo o N-able N-sight RMM, Cove Data Protection, N-able EDR e muito mais. Nosso compromisso com o atendimento ao cliente e valores de colaboração e transparência nos tornam uma parceira estratégica para otimizar a gestão de tecnologia, impulsionando resultados para as organizações.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Sair da versão mobile