Trabalhar prestando serviços de tecnologia da informação possui uma série de desafios diários. Nesse sentido, um deles é a gestão de tempo para empresas de TI. Como realizar todas as atividades com uma equipe pequena?
Bom, o primeiro passo é entender como o seu tempo é gasto hoje. A maioria das empresas que prestam serviços de TI funcionam em um modelo break-fix. Ou seja, estão sempre apagando incêndios, por conta disso não conseguem planejar suas ações.
Neste post vamos falar um pouco sobre dicas para fazer a gestão de tempo para empresas de TI. Além disso, também sobre a importância de realizar um planejamento e sobre a adoção de um modelo de gestão de TI MSP. Continue conosco e boa leitura!
Qual é a importância da gestão de tempo para empresas de TI?
Gerenciar o tempo de uma equipe de prestação de serviços de TI é algo muito trabalhoso. Por diversas vezes você já deve ter desejado que o dia tivesse muito mais que 24 horas não é mesmo?
O problema é o excesso de demanda perante uma equipe que geralmente é pequena. Realizar a contratação de mais profissionais pode minar a rentabilidade da empresa e inviabilizar o negócio.
Por conta disso, é preciso buscar por maneiras diferentes para otimizar o tempo de cada um dos membros do time e sanar todos os problemas enfrentados pelo cliente da melhor forma possível.
A gestão do tempo é muito mais sensível em processos de TI, os quais podem se apresentar como um impeditivo à continuidade das atividades do cliente, podendo incorrer no cancelamento dos serviços.
Como otimizar o tempo de sua equipe?
Existem várias atitudes que podem ser tomadas para otimizar a gestão de tempo de sua equipe e assim, possibilitar que sua empresa forneça serviços melhores aos seus clientes. Vamos listar algumas dessas ações a seguir, acompanhe!
Planejamento
Deixar de realizar um planejamento das atividades de TI a se realizar é um dos principais erros. Quando falamos em empresas de prestação de serviços de tecnologia baseadas no modelo tradicional break-fix, a falta de planejamento piora.
Isso porque, como a todo momento surgem demandas e problemas a serem resolvidos, fica quase que impossível planejar o atendimento aos clientes de forma correta.
Contudo, é preciso buscar programar as atividades com níveis de urgência na medida do possível e conforme cada uma das demandas surgir. A prioridade é para tarefas que estejam ligadas à disponibilidade dos serviços e objetivos estratégicos do cliente.
As demais tarefas rotineiras devem ser realizadas conforme surjam oportunidades, porém, a demora por sua conclusão pode gerar outros problemas, como falhas, vírus, paradas e outros.
Revisão de processos
Assim como qualquer outro tipo de atividade, toda atividade realizada dentro de uma empresa que presta serviços de TI é composta por diversos processos. Cada um deles deve ser constantemente revisados em busca de melhorias e otimização de tempo.
Algumas vezes, ao verificar suas atividades, você pode encontrar algum processo que já se encontra obsoleto e não há mais a necessidade de ser empregado, economizando tempo sempre que a atividade for realizada.
Quando sua equipe é pequena e a demanda por serviços for alta, é dificultoso manter um controle sobre todas as atividades a fim de revisá-las constantemente, porém, é interessante que se faça pelo menos uma vez ao ano.
Adoção de soluções automatizadas
A revisão de suas tarefas pode apontar a possibilidade de automatizar boa parte delas. Esse tipo de iniciativa é responsável por economizar um bom tempo com deslocamentos até o cliente.
Outra solução interessante são os sistemas que permitem um monitoramento remoto da infraestrutura do cliente. Dessa forma, é possível monitorar todos os indicadores à distância e perceber quando algo não vai bem.
Essas duas atitudes podem otimizar muito o tempo da sua equipe, que deixa de ter de se deslocar até o cliente sempre que for necessário realizar pequenas rotinas.
Organização de reuniões
As reuniões são uma atividade extremamente necessária para quem presta serviços de TI, pois é por meio delas que você tem acesso aos objetivos do cliente e entende suas demandas.
Porém, esses encontros tomam um tempo precioso de alguns membros de sua equipe que podem ter de se fazer presentes também. Encontrar novos canais de comunicação com o cliente pode ser uma saída.
Hoje o aplicativo WhatsApp é um dos mais utilizados para um contato direto com o consumidor dos seus serviços, mas para reuniões podem ser utilizados softwares de videoconferência, permitindo a interação entre você e o cliente sem a necessidade de um deslocamento.
Outro ponto é o planejamento da pauta da reunião. Encontrar com o contratante sem saber o que vai ser dito, ou qual o tema a ser discutido, é uma perda de tempo e pode fazer com que o encontro se alongue demais. Sempre crie uma pauta clara e objetiva para cada reunião.
Delegação de tarefas
A maioria dos gestores quer abraçar o mundo e têm dificuldades de se desfazer de certas responsabilidades, no entanto, deve-se ter a consciência de que a equipe formada tem a qualificação para lidar com todas as atividades do negócio.
O desafio aqui é entender e escolher quais os processos podem ser delegados a outros membros do time. Para realizar essa divisão, é preciso observar os conhecimentos e personalidade de cada um.
Uma boa ideia para melhorar sua gestão é criar uma planilha de controle para cada um dos membros da equipe, na qual eles deverão, diariamente, descrever as atividades realizadas.
Dessa forma, você pode observar a produtividade de sua equipe e verificar o andamento dos trabalhos, processos finalizados, próximas atividades a serem realizadas entre outras informações.
É preciso ficar claro que o papel do gestor é gerenciar a equipe, não devendo realizar nenhum processo operacional.
Como o Modelo MSP pode ajudar?
O modelo tradicional de prestação de serviços em TI, focado em break-fix, é um dos principais motivos para que as empresas percam tempo. Com o surgimento de problemas a todo momento, fica impossível realizar um planejamento de atividades.
O ideal é buscar tornar a sua empresa uma MSP, Managed Service Provider, um prestador de serviços gerenciados. Nesse modelo, o foco é preventivo e proativo, ou seja, sua equipe tratará dos problemas antes que eles surjam.
Dessa forma, a gestão do tempo fica muito mais simples e o cliente satisfeito com o seu trabalho, pois não haverá a interrupção dos serviços por conta de alguma falha não prevista.
A gestão de tempo para empresas de TI pode ser a responsável pelo sucesso do empreendimento, uma vez que a falta de planejamento e o não atendimento de todos os problemas podem levar ao cancelamento dos serviços por parte dos clientes.
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