Com o crescimento da capacidade das conexões de internet, as soluções em nuvem e os dispositivos móveis, a forma como as pessoas se comunicam, produzem, consomem conteúdo e trabalham mudou. O trabalho remoto vai muito além de uma estratégia adotada pelas empresas para eliminar gastos. Esse processo permite que as rotinas empresariais sejam mais flexíveis e que haja um aumento exponencial de produtividade.
Para que esse trabalho remoto seja executado da melhor maneira, a empresa deverá utilizar as melhores ferramentas. Visando, desse modo, que atendam às demandas corporativas e permitam um fluxo de trabalho com alta mobilidade.
Neste post, vamos apresentar 5 opções de ferramentas que ajudam as empresas e profissionais a trabalharem remotamente. Confira!
1. Serviços de armazenamento em nuvem
O trabalho remoto remete à versatilidade de aparelhos, ou seja, o profissional deve ter acesso aos dados de um projeto em dispositivos diferentes — notebooks, smartphones, tablets etc. Se os arquivos estiverem presos em um HD dentro da empresa ou em um computador específico, o trabalho remoto ficará engessado.
A solução, neste caso, é utilizar o armazenamento em nuvem para ter acesso a esses dados em qualquer local. Nesse sentido, com o dispositivo que o profissional estiver nas mãos e com a possibilidade de compartilhá-los com outros membros da equipe.
Com a utilização de plataformas como Google Drive, DropBox, Mega, OneDrive, entre outras, todos os profissionais envolvidos em um projeto poderão editar os arquivos e inserir novas informações remotamente. Ou seja, apenas com uma conexão com a internet, um navegador ou aplicativo específico.
2. Softwares de teleconferência
O trabalho é remoto, mas a rotina empresarial deve ser mantida. Afinal, o negócio não pode parar. Todos nós sabemos que, independentemente do porte ou segmento das empresas, as reuniões fazem parte da rotina corporativa e devem ser mantidas, mesmo com os profissionais atuando remotamente.
Elas são importantes para o alinhamento de estratégias de trabalho, sincronização de etapas de projetos, apresentação de propostas para clientes e outros encontros relevantes para o bom desempenho empresarial. Até bem pouco tempo, as teleconferências eram feitas via áudio ou demandavam uma enorme estrutura para encontros via vídeo.
Hoje está bem mais barato e simples conversar via vídeo. Para se ter uma ideia, utilizando um bom smartphone, aplicativos como o Google Hangouts ou Skype e uma boa conexão de internet é possível fazer uma reunião por vídeo com boa definição de imagem e som.
Além disso, as ferramentas de transmissão ao vivo do YouTube e Facebook, por exemplo, permitem que as empresas façam Webinars e apresentem seus produtos, serviços, resultados e o que mais for necessário para seus colaboradores, parceiros e público-alvo de forma gratuita.
O baixo investimento necessário permite que empresas de pequeno porte contratem funcionários no sistema home office e façam reuniões diárias. Desse modo, economizando recursos e promovendo mais qualidade de vida para os profissionais, que deixam de perder horas preciosas do seu dia no deslocamento.
3. Plataforma de edição e compartilhamento de documentos
Imagine a cena: você cria uma planilha enorme no computador, faz uma viagem a trabalho e, chegando lá, descobre que necessitará de informações contidas nessa mesma planilha para executar suas tarefas.
O detalhe é que você não salvou uma cópia desse documento em um pen drive. Se você estiver com sorte, pode ligar para a empresa e pedir para alguém acessar o seu computador e enviar uma cópia. Mas, será que é seguro ficar compartilhando a sua senha dessa forma?
Para um profissional que trabalha remotamente com documentos — seja de texto, planilhas, slides etc. —, a melhor solução é utilizar os serviços gratuitos de edição de documentos, como o Google Docs e o Pacote Office online. Com eles, a sincronização é automática e você poderá acessar e editar os documentos em qualquer dispositivo.
Além disso, as ferramentas têm a opção de compartilhamento permitindo que mais de uma pessoa edite os documentos ao mesmo tempo. Assim, além de poder acessar os seus arquivos remotamente, os profissionais poderão trabalhar em um mesmo projeto e criar uma pasta compartilhada para armazenar os arquivos.
4. Software de gestão de tarefas
Outra coisa que não pode ser alterada, mesmo com o regime de trabalho remoto, é a gestão de tarefas. A tecnologia já permite que os gestores consigam distribuir e fazer um bom acompanhamento das rotinas sem que os profissionais estejam no ambiente corporativo. Os aplicativos de distribuição de tarefas permitem o compartilhamento de rotinas para cada time, sendo que alguns são compatíveis com outras ferramentas como o Google Docs e Word Online.
Entre as ferramentas que se destacam estão o Trello, Google Agenda, Wunderlist, Basecamp e Zehnk. Elas facilitarão os processos de gestão de tarefas que estão ligadas à capacidade de os profissionais cumprirem os prazos de entrega. Dessa forma, mantendo a empresa competitiva, mesmo com profissionais atuando no regime home office.
5. Sistema de help desk
Essa dica é para os profissionais e empresas que atuam no segmento de suporte de TI e querem uma solução que aumente a sua capacidade de atendimento remoto e permita uma atuação mais proativa. Os sistemas de gestão de tickets simplificam a administração e o controle dos chamados. Sendo assim, interligando o cliente ao técnico e permitindo um ganho de produtividade para os dois.
Uma boa ferramenta de help desk traz um banco de dados que armazena o histórico de todos os atendimentos. Nesse sentido, permitindo ao gestor a identificação dos gargalos da infraestrutura de cada cliente e as suas causas.
A ferramenta permite o acompanhamento dos tickets com todas as informações necessárias para um acompanhamento refinado, como data, hora e em quanto tempo o problema demorou para ser solucionado. Dessa forma, o gestor poderá avaliar métricas para entender o nível de atuação de cada profissional e da empresa como um todo.
Com a gestão de tickets, aliada ao monitoramento e automação de processos, o profissional de TI poderá fazer um trabalho remoto superior ao que teria no modelo reativo baseado em visitas. Afinal, estará atuando de forma preventiva e com a capacidade de atender muito mais máquinas de uma vez. Sendo assim, o resultado é o ganho de produtividade e de lucratividade.
Neste post, conhecemos 5 ferramentas que tornam o trabalho remoto tão eficiente quanto o presencial. Vimos também que as tecnologias de acesso remoto estão cada vez mais acessíveis e que até mesmo as pequenas empresas podem contratar profissionais à distância e concorrer de igual para igual no mercado.
Agora que você já conhece ótimas ferramentas que ajudam o trabalho remoto, compartilhe o conteúdo com seus amigos e colegas de trabalho pelas suas redes sociais e ajude-nos a espalhar essas dicas.
