Alinhar as ideias e objetivos de todos os colaboradores que fazem parte da equipe de TI é um desafio constante do gestor. É preciso deixar todos alinhados com os mesmos objetivos. Mas, geralmente, as reuniões não atingem seus intuitos.
Isso acontece pois, é necessário realizar um planejamento e estar preparado para que o encontro não acabe sendo apenas uma perda de tempo. Além disso, o planejamento também é essencial para que seja possível cativar a atenção dos presentes para tudo que está sendo dito.
Para ajudar você a criar reuniões mais eficazes, que realmente possam ajudar a passar as orientações necessárias à sua equipe de TI, criamos este post com algumas dicas. Acompanhe e tenha uma boa leitura!
A importância das reuniões com a equipe de TI
Realizar reuniões com o time de colaboradores é fundamental para alinhar a visão de todos e repassar quais serão os objetivos esperados. Assim como, realizar um acompanhamento detalhado do andamento dos projetos em que todos estão envolvidos.
A reunião é uma ferramenta de comunicação poderosa, que visa não apenas apresentar informação para os integrantes da equipe. Mas, também criar um cenário colaborativo onde todos possam se expressar.
Com isso, é comum que em reuniões que obtenham sucesso nesse intento, novas ideias e soluções acabem surgindo. Uma vez que todos os profissionais de TI têm voz ativa e se sentem à vontade para compartilhar os seus pensamentos.
Ao mesmo tempo, esses encontros permitem o alinhamento de visão estratégica entre o gestor e o restante do time. Sendo que a falta de uma reunião envolvendo todo o grupo pode acabar fazendo com que o senso coletivo se perca.
No entanto, é preciso ter em mente que boa parte das reuniões realizadas pelas empresas não precisariam acontecer e acabam fazendo apenas com que os colaboradores percam tempo de trabalho.
Isso acontece pois, a falta de uma pauta bem definida, encontros constantes e sem planejamento, acabam prejudicando o uso dessa ferramenta e a visão que os colaboradores fazem dela.
Dicas para a produtividade das reuniões
Se a produtividade do seu departamento ou equipe de TI está sendo prejudicada por conta de reuniões excessivas e ineficazes, nós podemos te ajudar.
No artigo de hoje, reunimos algumas dicas simples, mas, que vão te ajudar a organizar e planejar melhor esses encontros com o seu time.
Dessa forma, garantindo assim que a sua equipe de TI não fique entediada ou acredite que as reuniões são em vão. Confira.
1. Analise a necessidade da reunião
Antes mesmo de planejar a pauta de uma reunião, você precisa ter em mente o quão importante é a realização desse encontro e se ele é realmente necessário, uma vez que todos terão de deixar suas atividades para se fazerem presentes.
Algumas empresas optam por realizar reuniões diárias rápidas ou semanais um pouco mais demoradas, contudo, nem sempre essa ideia pode ser boa para você. Apenas se reúna com o restante da equipe se isso for necessário para que não se banalize as reuniões.
2. Tenha objetivos claros
É comum, ao reunir várias pessoas em um local, que a atenção acabe se dispersando, ainda mais quando falamos do time de TI, que enfrenta várias situações no dia a dia e acaba falando de outros problemas durante o encontro.
Nesse ponto é importante criar uma pauta clara sobre os assuntos que serão tratados durante a reunião. Além disso, o gestor deve agir como um mediador, evitando que o restante da equipe se disperse e acabe tratando de outros pontos.
Com a elaboração da pauta, o foco se limita apenas aos assuntos listados, sendo que qualquer outra situação que apareça deverá ser discutida em novo encontro ou apenas pelos interessados, após a reunião.
3. Defina um tempo certo
O tempo é outro fator chave, pois ao se prolongar demais, um encontro pode acabar minando o interesse dos colaboradores, que deixaram de participar e prestar atenção ao que está sendo discutido.
Por conta disso, estabelecer um tempo máximo e uma média para cada um dos assuntos que devem ser abordados é fundamental, evitando assim que a reunião se prolongue mais do que deveria.
Uma boa ideia é realizar os encontros de pé, uma vez que o desconforto gerado acaba fazendo com que a reunião seja instintivamente rápida, durando pouco mais de 15 minutos.
4. Estimule a participação dos colaboradores
Os colaboradores não podem ser meros expectadores de uma reunião, eles devem ser estimulados a participar. Ainda mais que, na maioria das vezes, eles são os detentores da informação.
Além disso, são os colaboradores que, geralmente, estão em contato direto com os clientes e com os desafios do dia a dia, sendo que as melhores ideias para lidar com os problemas podem vir deles.
5. Utilize a tecnologia
Nem sempre realizar uma reunião presencial pode ser uma boa ideia. O deslocamento necessário para cada colaborador pode variar, sendo que hoje, nem sempre todos estão alocados no mesmo espaço.
Por conta disso, contar com ferramentas como o Skype ou Hangouts pode ser uma boa saída para realizar reuniões rápidas, online, sem a necessidade que ninguém saia de sua mesa, facilitando as coisas.
Porém, é preciso ter em mente que mesmo em um encontro virtual, todas as dicas que já foram descritas acima continuam valendo. Sendo assim, é necessário ter cautela para não acabar abusando do recurso sem necessidade, realizando reuniões a todo momento e prejudicando a produtividade de seus colaboradores.
Benefícios de realizar reuniões produtivas com a sua equipe de TI!
Embora as reuniões possam ser uma estratégia e um processo útil para compartilhar o progresso do trabalho e a conexão com outros, quando ela é excessiva e mal conduzida, pode causar um efeito negativo.
Por isso, agora vamos te mostrar os principais benefícios de realizar encontros mais produtivos entre a sua equipe de TI.
Em primeiro lugar, você ganha uma melhor estratégia de gestão. Pois, ela permite que os gestores consigam montar estratégias a partir dos resultados obtidos.
Além disso, as reuniões produtivas oferecem uma melhor oportunidade de diálogo, onde existe interação e trocas de informações.
E não podemos esquecer da otimização de tempo. Quando um encontro entre a equipe é bem planejado e com objetivos claros para a sua realização, ele se torna muito mais rápido e prático.
E por fim, o alinhamento de decisões tomadas em conjunto, de forma democrática. Dessa maneira, você consegue garantir uma maior motivação do time.
O software de Service Desk
Por último, deixamos em separado uma dica muito importante, pois não tem ligação apenas com as reuniões, mas também com a gestão em geral da empresa. A utilização de um software de Service Desk é fundamental para acompanhar o andamento das atividades.
Por meio dele é possível verificar em que cada um dos colaboradores está trabalhando, gerar relatórios acerca dos resultados do time, analisar informações em busca de gargalos, entre outros pontos interessantes a quem presta serviços de TI.
Ao contar com um software como esse, o gestor pode programar e definir os temas de suas reuniões de forma mais rápida. Com isso, tem acesso a todas as informações necessárias em tempo real. Isso garante que não se perca tempo durante os encontros.
Fazer reuniões periódicas com a equipe de TI é fundamental para manter todos os colaboradores na mesma visão e entender os desafios do dia a dia. Contudo, é preciso seguir as dicas estabelecidas neste post para evitar a banalização dessa ferramenta.
Se você gostou desse artigo que preparamos e quer continuar lendo conteúdos como esse, não deixe de acompanhar nossa página de blog. Lá, você encontra muito mais informação de como motivar e engajar o seu time de TI!
Parabéns pelas dicas, gostei do conteúdo apresentado e desejo muito sucesso na sua área profissional,continue passando informações importantes como essas que geram desenvolvimento para você e para quem precisa.