Nem todas as empresas criam um plano de TI. Como consequência, acabam tendo problemas na hora de gerenciar suas atividades, buscar por novas tecnologias ou simplesmente aplicar seus serviços aos clientes.
O planejamento é uma atividade fundamental a qualquer empresa e quando falamos sobre prestadores de serviços de tecnologia essa importância aumenta, pois, novas soluções surgem todos os dias e o mercado é altamente volátil.
Nosso objetivo com este post é ajudar você, listando alguns passos, de forma clara e simples, de como iniciar a criação de um plano estratégico de TI, que possa orientar as ações de sua organização. Confira!
A importância de criar um plano estratégico de TI
O plano de TI é uma ferramenta de gestão que considera, em sua criação, variáveis internas e externas da empresa e a evolução esperada para um certo período de tempo. Nesse sentido, levando em conta detalhes como aumento de negócios, crescimento da empresa, expansão do mercado e outros pontos.
Ele é utilizado, principalmente, para subsidiar a tomada de decisões dos gestores da empresa. Pois, é nesse plano que estão descritos os objetivos esperados e as metas até o seu cumprimento.
Entre os pontos cruciais apresentados em um plano de TI estão: a redução de custos, a melhoria da segurança da informação, a criação de uma visão sistêmica de negócios, entre outros objetivos básicos.
Por meio de um plano bem definido, o gestor pode verificar melhor quais os pontos de automatização e quais processos precisam ser remodelados, garantindo maior eficácia da equipe e reduzindo os custos de operação.
Além disso, o prestador de serviços de TI também pode conhecer melhor a realidade de seus clientes e criar um alinhamento estratégico entre suas ações e o negócio do contratante. Obtendo assim, melhores resultados.
O plano de TI também atua como um norte para todos os colaboradores, que têm plena consciência dos objetivos e metas da empresa e o que se espera de sua atuação, melhorando a produtividade da equipe de TI.
Manter esse documento atualizado e em execução também pode servir como uma prestação de contas aos clientes, que poderão verificar todas as atividades que o prestador de serviços está desenvolvendo e seus objetivos para melhorar o ambiente de TI do contratante.
Passos para a construção de um plano estratégico de TI
Um plano estratégico de TI é naturalmente complexo. Por conta disso, é normal que a criação desse documento, em um primeiro momento, seja um desafio para qualquer gestor, mesmo os mais experientes. Pensando nisso, criamos um passo a passo simples para ajudar você nessa jornada.
1. Analise o ambiente interno e externo
O primeiro passo é analisar o ambiente interno de sua empresa. Nesse sentido, seus processos, forças e fraquezas, tudo aquilo que influencia a tecnologia da informação dentro da organização.
É preciso realizar um levantamento interno de todos os processos e colaboradores atuantes na TI e sua atual infraestrutura. Dessa forma, indo além dos serviços prestados aos seus clientes.
Verificar o mercado também é fundamental, não apenas realizando uma análise de seus contratantes. Mas, também de seus concorrentes diretos, ações e tecnologias em uso.
Dentro dos pontos internos a serem levantados podemos destacar:
- capacidade da TI atualmente;
- vulnerabilidades e fragilidades;
- plano de continuidade;
- satisfação interna e externa;
- equipe de TI.
Já no ambiente externo deve-se buscar informações acerca de:
- direcionamento atual do negócio;
- concorrentes e tecnologias;
- satisfação dos clientes;
- novas ferramentas;
- demandas atuais.
2. Defina objetivos
Após ter levantado o máximo de informações internas e externas é hora de estabelecer o objetivo principal do plano de TI, o porquê de se criar um planejamento e o período em que se buscará atingir esse ponto.
Um plano que não considera uma data de entrega acaba não sendo levado a sério e não consegue atingir seus objetivos. Ou seja, acaba ficando fadado ao esquecimento, sendo apenas uma perda de tempo.
Algumas sugestões de objetivo são:
- reduzir os custos de operação;
- otimizar os processos atuais da empresa;
- melhorar a segurança da informação;
- conquistar um novo mercado;
- implantar uma nova tecnologia;
- treinar os colaboradores de acordo com um novo objetivo;
- aumentar a mobilidade;
- aproveitar uma nova oportunidade do mercado.
Esses são apenas alguns exemplos básicos de objetivos gerais, sendo que podem se criar várias metas secundárias para servir como forma de medir o avanço na busca por esses pontos.
3. Crie um planejamento de execução
O plano de execução nada mais é que um detalhamento de como se espera atingir os objetivos e metas traçados no planejamento e torna a prática do plano em algo claro e mensurável.
Para isso pode-se criar indicadores, também chamados de KPIs, que auxiliam na medição do progresso de vários pontos estratégicos, por exemplo, o número de chamados em aberto, o tempo médio de atendimento, entre outras questões.
Realizando um acompanhamento desses indicadores, pode-se perceber o andamento do planejamento e a proximidade em atingir os objetivos e metas traçados.
4. Mantenha um monitoramento
Não basta apenas executar, é preciso acompanhar a aplicação do planejamento para verificar como está o seu andamento e a possibilidade de atingir, ou não, o objetivo e as metas estabelecidos.
Esse acompanhamento pode variar bastante de acordo com a empresa, sendo que o ideal seria realizar uma avaliação mensal para verificar se os resultados esperados estão sendo atingidos.
5. Realize ajustes caso necessário
Ao monitorar o andamento das atividades e processos da empresa em relação ao que foi descrito no plano de TI, pode-se verificar que, muitas vezes, os resultados esperados não foram atingidos.
Quando isso acontece, é necessário realizar ajustes, sendo algo muito comum, uma vez que não é possível imaginar um cenário futuro completo e novos desafios podem surgir a qualquer momento.
Dessa maneira, caso você identifique que as metas não serão alcançadas, pode-se tomar duas iniciativas: alterar o planejamento, pois percebe-se que não é possível alcançar o objetivo, ou altera-se os processos, insistindo no caminho já traçado. Tudo dependerá de sua leitura da situação.
Quais são os erros mais comuns na hora de construir um plano de TI?
Infelizmente, ninguém está à prova de erros. Agora que você já viu como construir um bom planejamento estratégico de TI, vamos te mostrar algumas falhas que podem ocorrer durante esse processo, para que você possa evitá-las.
- Definir objetivos e metas inalcançáveis;
- Não investir no desenvolvimento das pessoas colaboradoras;
- Ignorar o estágio de coleta de dados já disponíveis e se basear exclusivamente na intuição e em suposições.
Mantendo a sua atenção nesses pontos, você consegue contornar essas objeções de forma eficaz e montar seu planejamento estratégico sem empecilhos.
Principais benefícios de contar com um plano de TI bem estruturado!
Além de aumentar a produtividade do setor, existem diversas vantagens que fazem um planejamento estratégico de TI valer a pena dentro de uma organização.
Com a aplicação de soluções mais modernas, é possível eliminar processos engessados, reduzindo burocracias e atrasos no atendimento das demandas. Dessa forma, os profissionais executam suas atividades de forma mais rápida e com baixo índice de erros.
Além disso, você ainda garante um aumento significativo na segurança da informação, já que estabelece padrões a serem seguidos, diminuindo eventuais vulnerabilidades.
E por fim, além de uma atuação objetiva e otimizada, um bom planejamento de TI proporciona, também, uma redução nos custos operacionais.
Com base em tudo o que foi lido nesse artigo, você já deve ter entendido que montar um plano de TI, é fundamental para lidar com todos os desafios que permeiam a atividade de prestação de serviços de tecnologia, e os múltiplos ambientes em que se necessita atuar. Esperamos que os passos descritos aqui possam ajudar você a planejar melhor suas ações. E se você gostou desse conteúdo, não deixe de nos acompanhar em nossa página de blog e conferir mais artigos como esse!
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