Vivemos em uma era de alta competitividade, em que o tempo é uma valiosa moeda de troca. Sendo assim, muitas empresas buscam a otimização de seus processos, contando com um impacto positivo no faturamento. Mas afinal de contas, como alcançar esse estado de organização?
Pensando nisso, elaboramos este artigo para discutirmos sobre o BPMS. Aqui, compilamos as informações mais importantes sobre o tema, definindo conceito, elencando vantagens e também, demonstrando a utilização prática dessa ferramenta no aprimoramento de uma equipe. Acompanhe!
Qual a diferença entre BPM e BPMS?
O universo administrativo sempre foi repleto de siglas e métricas, que servem como ferramentas na orientação dos gestores na direção correta. Mas em meio a essa “sopa de letras”, muitos profissionais ficam confusos na distinção de termos parecidos. Por conta disso, preparamos esse tópico para diferenciar o BPMS de um conceito próximo, o BPM.
O BPM é uma sigla que abrevia o termo Business Process Management, algo como Gestão dos Processos Empresariais, em nosso idioma. Mas aqui, chega o ponto mais importante nessa distinção: o BPM é apenas um conceito. Isto é, ele consiste em um conjunto de princípios que servem para identificar se uma operação é otimizada.
Para entender melhor, elencamos algumas características das empresas que tem o BPM como uma qualidade. No geral, essas operações:
- Não apresentam ociosidade da força de trabalho, com máquinas ou funcionários sem atribuição;
- Contam com uma gerência eficiente, capaz de tomar decisões rápidas e assertivas;
- Demonstram integração entre todos os setores da cadeia produtiva, reduzindo tempo de resposta e aumentando a satisfação dos clientes.
Já quando falamos de BPMS, o assunto é outro! A sigla abrevia o termo Business Process Management System, que pode ser traduzido como o Sistema da Gestão dos Processos Empresariais. Sendo assim, o BPMS é o pacote de práticas que levam as empresas até a otimização. Por isso, perceba:
- O BPM é o conceito, a referência utilizada sobre as empresas enxutas e bem administradas em seus processos;
- O BPMS é o kit de soluções que ajudam os gestores a alcançar a eficiência do BPM.
Como é possível otimizar a operação por meio do BPMS?
Muito provavelmente, você já fez a associação de BPMS com alguma ferramenta tecnológica, tal como um software, não é mesmo? Pois bem, você está certo! Afinal de contas, os BPMS são soluções programadas especificamente para ajudar o cotidiano operacional das empresas, de modo a:
- Mapear as etapas de um projeto, serviço, operação ou afins;
- Monitorar a execução dos processos, identificando gargalos;
- Sugerir soluções para aumentar a eficiência.
Mapeamento das etapas
Esqueça aqueles momentos estressantes em que não se encontra o funcionário responsável por determinada tarefa. Com um software acompanhando as etapas do seu negócio, todo o fluxo de serviços será computado, de modo que os gestores podem acompanhar virtualmente o andamento de inúmeros projetos em curso.
Padronização de processos
Todas as empresas pré-BPM sofrem com etapas desnecessárias, que servem apenas para drenar o tempo de serviço dos funcionários encarregados. Nesse contexto, uma solução BPMS também pode ser útil, automatizando aquelas tarefas bastante repetitivas e facilmente automatizáveis.
Para além disso, também vale lembrar da importância da padronização dos processos, que faz com que os funcionários desenvolvam familiaridade com a operação. Como resultado, você passa a identificar uma alavancagem no poder produtivo da equipe, evitando a contratação desnecessária de mais força de trabalho.
Tomada de decisão
De maneira geral, a gestão nos ensina um conceito muito importante: informação é poder! Apesar de ser um dizer “batido” pelo tempo, essa é uma realidade fundamental nas empresas. Quanto mais se sabe, mais flexibilidade se tem no momento das escolhas difíceis.
Nesse cenário, softwares de BPMS ajudam os colaboradores administrativos em seus dilemas ao direcionar recursos, tanto financeiros como operacionais, no melhor caminho possível. Afinal, é bastante comum que essas soluções contem com dashboards que demonstram as estatísticas da atividade da empresa em tempo real.
Por fim, ressaltamos a importância de as empresas contarem com soluções eficientes para a otimização de seus processos, pois apenas assim estará garantida a paridade com o restante do segmento, que a cada dia se torna ainda mais arrojado em busca do primeiro lugar.
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