Guia completo para a redução de custos operacionais em TI

Um dos grandes desafios dos gestores de TI é alinhar os custos do setor ao orçamento da empresa, ou seja, produzir mais sem se tornar mais custoso. Em geral, a área de tecnologia da informação opera com um orçamento mais enxuto. Principalmente, em empresas que não têm a TI como núcleo do negócio. Com a transformação digital isso tem mudado, pois o setor passou a ter um papel mais estratégico dentro da empresa. Com isso, a redução de custos operacionais em TI agora foca na otimização e na produtividade.

Nesse cenário, não há mais o corte de orçamento puro e simples, mas uma necessidade de ganhar desempenho utilizando as melhores ferramentas que a tecnologia oferece e que evoluem a cada ano. Uma simples modificação, como a adoção de um software como serviço ou a virtualização do banco de dados, pode significar uma redução drástica de custos. E, além disso, proporcionar vantagens como escalabilidade e mobilidade.

Neste post, vamos entender melhor como as empresas devem planejar a redução de custos operacionais em TI. O foco deve ser sempre o aumento da capacidade produtiva. Sendo assim, utilizando a tecnologia ao seu favor. Quer entender quais são os métodos para que uma empresa atinja esse objetivo? Continue a leitura!

Qual é a importância de adotar estratégias para a redução de custos operacionais?

A transformação digital mudou a cultura das empresas. Se antigamente o setor de TI era apenas uma engrenagem para que a empresa pudesse manter suas atividades, hoje a área é a espinha dorsal do negócio como um todo. Esse novo momento é impulsionado pela computação em nuvem e pela multiplicidade de dispositivos que se conectam à internet e, entre eles, com a internet das coisas — IoT (Internet of things).

Além disso, a inteligência artificial, aliada ao machine learning, possibilita a automação de processos com muito mais precisão. Essas duas tecnologias, aliadas ao Big Data, possibilitam análises preditivas e o Business Inteligence, que coloca os dados como orientadores da gestão. Essas ferramentas são geradoras de insights e permitem uma tomada de decisão mais embasada.

Como a transformação digital contribui?

Além de trazer fluidez e redução de custos, a transformação digital aumenta a demanda do setor e suporte não apenas pelo fato de termos mais sistemas e dispositivos rodando nas empresas. Nesse sentido, a atuação desses profissionais passa a ser mais estratégica. Pois, são eles os responsáveis por manter a disponibilidade da infraestrutura de TI. E, por consequência, a capacidade produtiva da empresa.

Ao ter uma maior demanda, os fornecedores de suporte, para conseguirem manter um bom padrão de trabalho e atender um número maior de usuários, precisam utilizar estratégias que aumentem a sua produtividade, sem gerar custos. Nesse cenário, o setor também deve se alinhar às novas ferramentas que permitem a automação e o monitoramento remoto, entregando um suporte proativo — falaremos sobre isso adiante.

Entenda a redução de custos operacionais como uma busca pela excelência

É importante entender a redução de custos na área de TI não apenas como um corte, mas como uma busca pela otimização. Estamos em uma época de transição, em que muitas empresas ainda trabalham com infraestruturas custosas e pouco eficientes. A redução de custos visa entender como modernizar essa infraestrutura utilizando ferramentas que entreguem mais desempenho e, ao mesmo tempo, economizem recursos.

Como já falamos acima, a tecnologia da informação está cada vez mais ganhando papel estratégico dentro das empresas. A governança de TI deve sempre buscar as bases para que a empresa consiga fazer análises de mercado e atender aos seus clientes com mais qualidade, se destacando em seu segmento e, o mais importante, sem onerar a empresa.

Como a empresa pode reduzir esses custos?

Agora que você já entendeu que a redução de custos está ligada à mudança de patamar do setor de TI dentro das empresas e como é importante buscar alternativas para aumentar o desempenho, veja a seguir algumas dicas para reduzir os custos operacionais do setor de TI e aumentar a produtividade do negócio. Confira!

1. Qualifique a sua equipe

A primeira dica não poderia ser outra. Apesar de falarmos bastante sobre ferramentas, no início do texto, elas não trabalham sozinhas. Uma equipe bem treinada e qualificada consegue produzir mais com menos, aumentando a produtividade e a lucratividade.

O que não pode é o gestor achar que o tempo e o investimento em treinamento para os colaboradores são custos. Pelo contrário, o treinamento gera um ganho imediato, pois a maioria dos custos operacionais vem de desperdícios e retrabalhos. Isso significa que, ao investir em qualificação da equipe, o gestor está ampliando a capacidade produtiva deles e evitando problemas recorrentes que oneram a empresa.

No setor de suporte, por exemplo, um ticket mal resolvido gera repetições desnecessárias e o profissional fica preso a uma única tarefa. Cada retrabalho, além de gerar um custo extra, impede que o profissional siga o fluxo de atendimentos no help desk, gerando filas e insatisfação dos outros clientes.

Uma boa capacitação dos profissionais permitirá um melhor entendimento do uso dos recursos e a adoção de práticas que agregarão valor às rotinas operacionais. Com a adoção de um sistema de gestão que tenha um banco de dados centralizado, o gestor poderá analisar o desempenho de cada profissional e os gargalos produtivos, podendo dar as diretrizes para um trabalho mais fluido e eficiente.

2. Invista em automação

A automação de processos não é mais uma tendência, é uma necessidade para as empresas que pretendem se manter competitivas no cenário atual. Quando o setor empresarial consegue padronizar e automatizar tarefas burocráticas por meio da tecnologia, ela ganha em precisão confiabilidade, economiza recursos e permite que os profissionais foquem em outras atividades.

Podemos dizer que a automação permite a criação de rotinas ágeis com redução da margem de erros. Um profissional, por mais capacitado que seja, está sujeito a fatores humanos, como fadiga e problemas físicos pontuais. Por isso, ao investir na automação de determinados processos a empresa economiza em retrabalhos e recursos, ganhando em eficiência. O custo-benefício é inegável.

Isso porque não será necessário delegar essas tarefas mais burocráticas e repetitivas a um time de profissionais, dentro de determinado horário e com custos trabalhistas. Elas poderão ser executadas de forma ininterrupta, sem ficarem presas a horários comerciais, de forma dinâmica e harmônica.

3. Faça manutenção dos equipamentos

Equipamentos obsoletos ou malcuidados perdem desempenho e, por consequência, limitam a produtividade e a qualidade do trabalho. Essa perda de tempo e qualidade, no longo prazo, gera pequenas despesas que poderão ser otimizadas com algumas ações pontuais, que favorecerão o orçamento do negócio.

Muitos gestores, quando são confrontados para reduzirem custos, pensam logo em cortes tanto em pessoal, quanto de ferramentas. Esquecem que podem reduzir gastos com o bom funcionamento da infraestrutura atual. Veja, a seguir, duas ações que podem reverter a situação do setor de TI, deixando-o menos custoso para a empresa. Acompanhe!

Mantenha os sistemas atualizados

Softwares desatualizados podem gerar problemas de desempenho e segurança, que oneraram mais ainda a empresa. Falamos mais acima sobre a automação de tarefas burocráticas para a redução da margem de erro. As políticas de atualizações automáticas, por meio de um bom sistema de service desk, permite aos profissionais fazer a atualização de várias máquinas de uma única vez, de forma programada e automática.

É importante manter o histórico das atualizações para garantir que a empresa esteja utilizando a última versão disponível de cada programa.

Realize manutenções preventivas

Toda máquina deve passar por manutenções preventivas para que continuem entregando o mesmo desempenho para o qual foram adquiridas. Além de garantir o desempenho, esse processo é feito para conservar esses equipamentos e prolongar a sua vida útil.

Como as manutenções preventivas são parte de um planejamento, ou seja, são programadas, elas serão previstas no orçamento, diferentemente de ações emergenciais, que geram gastos fora da curva. Quanto maior é o tempo que um equipamento fica sem manutenção preventiva, maiores são as chances de ele apresentar problemas mais graves, que exigirão medidas mais urgentes, complexas e bem mais caras.

Sem um planejamento prévio, essas despesas podem pegar a empresa de surpresa e limitar o orçamento que iria para outros setores, impedindo o crescimento dos negócios. Portanto, uma das melhores formas de reduzir os custos operacionais com as manutenções preventivas é contar com um calendário regular de manutenções, que manterão as máquinas sempre em operação.

4. Faça um inventário das licenças de software

Outro grande problema que gera custos operacionais no TI é o não mapeamento das licenças de softwares da empresa. Isso pode gerar gastos extremamente desnecessários, seja com licenças ativas de softwares, que já não são mais utilizados, com problemas de seguranças, com softwares desatualizados, com multas e outros problemas legais.

Para evitar esse tipo de situação, o ideal é que a empresa tenha um inventário de todas as licenças de software ativas, com detalhes sobre quais setores elas estão e para quais funções estão sendo pagas. Além disso, esse inventário deve conter as datas de expiração dessas licenças para que a empresa se mantenha em dia e sem riscos de levar uma penalidade.

Assim, o gestor conseguirá mapear os softwares que não são mais úteis, economizando com essas licenças, além de verificar a necessidade de substituição ou aquisição de uma nova ferramenta. Isso evita, também, que os colaboradores utilizem softwares de fontes duvidosas, colocando a infraestrutura da empresa em risco, o que pode gerar custos incalculáveis.

Outra forma de manter as licenças e as atualizações dos softwares em dia é adquirindo programas no modelo SaaS — dedicamos o próximo tópico a esse modelo, pois ele também é uma das formas que as empresas podem reduzir os custos operacionais. Acompanhe!

5. Adote um SaaS

Falamos mais acima sobre como a computação em nuvem é um dos pilares da transformação digital, pois ela traz soluções de alto desempenho, acessíveis a empresas de todos os portes. Uma dessas soluções é o SaaS — Software as a Service ou Software como Serviço.

É uma solução de software em que você paga uma assinatura periódica (mensal, semestral, anual ou bienal) e tem acesso a uma aplicação segura, atualizada e gerida pelos desenvolvedores. Ou seja, a sua empresa se incumbirá apenas em utilizar o software, sem se preocupar com atualizações ou manutenções. Poderá escolher o modelo que se adapte às suas necessidades, pois a maiorias das soluções em nuvem é escalável e com planos de acordo com a demanda de cada empresa.

Nesse cenário, podemos dizer que a economia se dá em duas vertentes, tanto na ausência da necessidade de gerência desse software, quanto na possibilidade de pagar apenas pelo que utilizará. Além disso, o SaaS é hospedado na nuvem, ou seja, não ocupa espaço na máquina, favorecendo o desempenho dos computadores, que poderão substituir os HDs pelos SSDs, por exemplo.

Benefícios para a empresa

A empresa ganha em mobilidade, pois a maioria desses softwares pode ser acessada remotamente por dispositivos móveis, notebooks e computadores, gerando ganhos de produtividade.

No setor de suporte de TI, quando a empresa trabalha com o auxílio de um sistema de Help Desk completo, hospedado na nuvem, dá a oportunidade para que os profissionais monitorem os clientes em tempo real, de qualquer lugar. Com a geolocalização, os gestores sabem onde cada técnico está e podem direcioná-los de acordo com a proximidade de cada ticket.

Como dissemos no início do texto, a redução de custos operacionais em TI não deve ser apenas burocrática. O objetivo deve ser extrair o melhor que a transformação digital oferece para melhorar a performance, gastando menos e produzindo mais. Os Softwares como Serviço permitem isso.

6. Adote um modelo de trabalho proativo

O novo papel do setor de TI dentro das empresas requer uma nova abordagem de trabalho, que seja menos reativa e mais proativa. Como a TI faz parte do planejamento estratégico para o sucesso dos negócios, ela deve colaborar para manter a disponibilidade da infraestrutura. Um modelo de trabalho reativo, em que se espera um problema para resolvê-lo, além de mais caro, pois lida sempre com situações mais complexas, trava a produtividade.

A atuação proativa requer uma mudança de cultura dos profissionais de TI, pois o foco deve ser evitar problemas, e não apenas resolvê-los. Desse modo, a TI passa a ser uma geradora de soluções, deixando de apenas gerar gastos e passando a agregar valor produtivo.

E como alcançar esse objetivo? Atuando com um modelo de serviços gerenciados, com foco em automação e monitoramento. Mais uma vez temos que salientar a importância de um bom sistema de gestão, que permitirá a automatização de atualizações e backups, o gerenciamento de chamados e o monitoramento.

Assim, a equipe de suporte passará a se antecipar aos problemas, mantendo a fluidez dos negócios. Menos problemas, menos gargalos, menos custos. O resultado é o aumento da produtividade e, por consequência, da lucratividade.

7. Considere terceirizar alguns serviços

Outra forma de reduzir custos operacionais, principalmente em pequenas e médias empresas, é terceirizando alguns serviços. Além de economizar, a empresa ganha a possibilidade de trabalhar com profissionais gabaritados por um valor acessível e sem a necessidade de investimentos em recursos humanos, encargos trabalhistas e equipamentos. Você economizará e elevará a qualidade do serviço.

Ainda há alguns gestores resistentes à ideia de terceirização, pois acham que perderão o controle do setor com a transferência de responsabilidade para outra empresa. Mas, atualmente, contar com parceiros especializados em vários segmento de TI é cada vez mais comum. Para assegurar que tudo ocorra bem, é importante que todas as estratégias sejam bem alinhadas e colocadas em um SLA bem estruturado.

8. Aposte em BYOD

Outra forma de reduzir custos operacionais em empresas de pequeno e médio porte é aderindo ao conceito chamado BYOD — Bring Your Own Device ou Traga o Seu Próprio Aparelho.

Esse termo refere-se às políticas em que os colaboradores de uma empresa são estimulados a trabalharem utilizando os seus próprios dispositivos. Além da redução de custos, esse método tem como foco a melhora do ambiente interno, dando mais liberdade para os profissionais se descolarem de suas estações de trabalho.

O grande desafio das empresas que aderem ao modelo de trabalho BYOD são as boas políticas de segurança e privacidade. Caberá à governança de TI traçar as bases de segurança para que a infraestrutura da empresa não seja afetada por esses dispositivos externos. Isso exigirá a implementação de ferramentas de criptografia, bons protocolos de segurança, sistemas de VPN e controle de acesso.

Qual é o papel da computação em nuvem na redução de custos operacionais em TI?

Em virtude da relevância que a computação em nuvem tem para a transformação digital, decidimos separar um tópico para exemplificar a importância dessa tecnologia para a redução de custos operacionais em TI, o aumento de desempenho e da qualidade das operações do setor. Confira!

Entenda como um banco de dados em nuvem ajuda na redução de custos em TI

Um banco de dados em nuvem tem sido a saída para empresas de médio e pequeno porte para se livrarem dos custos que teriam com a manutenção de hardwares e softwares dedicados. Como boa parte das empresas enfrenta sazonalidades, ter o banco de dados na nuvem é uma forma de pagar apenas pelo que utilizar, evitando manter uma infraestrutura ociosa, que continua a gerar custos.

Para as empresas que prestam serviço de suporte, ao contratar um software de service desk elas passarão a contar com um banco de dados centralizado, podendo ter acesso ao histórico dos clientes, antecipando soluções e obtendo insights. Tudo isso gera aumento de produtividade e redução de custos.

A grande vantagem de contar com um software completo com banco de dados na nuvem é que eles oferecerão toda a segurança, atualização e manutenção.

Garanta e escalabilidade

Outra grande vantagem para as empresas é a facilidade de escala, de forma rápida e, dependendo do plano, automática. É evidente que isso reduz custos operacionais em muitas frentes, pois a empresa que trabalha apenas com infraestrutura interna, a cada fase de crescimento do negócio teria de fazer um upgrade tanto em hardware, quanto em softwares. Caso a empresa passasse por um momento de queda, toda essa infraestrutura continuaria gerando custos sem entregar o mesmo retorno.

Tenha mais elasticidade

A elasticidade e escalabilidade andam juntas, mas podemos definir uma infraestrutura de TI elástica como sendo aquela que permite a expansão ou redução de recursos sem grandes burocracias. Dessa forma, as ferramentas serão modificadas automaticamente de acordo com a demanda, maior ou menor, com ajuste da quantidade de recursos que o negócio necessita — memória, armazenamento e processamento.

Assim, o gerente de TI terá liberdade para focar em outras atividades estratégicas, que estão diretamente ligadas ao core business da empresa. Aqui, a redução de custos acontece pela ausência de upgrades físicos e também com o aumento da qualidade dos serviços prestados, que diminuem os retrabalhos.

Redução de custos pode aumentar a eficiência

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido que a redução de custos operacionais em TI passa por uma série de fatores, como o uso de determinadas ferramentas, mudança na cultura, planejamento de estratégia, treinamento de equipe etc. Mais do que fazer cortes de orçamento, como era comum décadas atrás, a redução de custos tem a ver com o aumento da eficiência e o bom aproveitamento dos recursos que as novas tecnologias nos oferecem.

A internet das coisas contribui para a melhoria de qualidade e para a gestão estratégica, pois fornece dados em tempo real. A inteligência artificial possibilita uma melhor estruturação de dados, que permitem a obtenção de métricas e relatórios que entregam insights preciosos para os gestores tomarem as melhores decisões.

A terceirização contribui com as empresas de médio e pequeno porte para que elas contem com ferramentas e serviços de qualidade, sem ter custos operacionais que estejam fora de sua realidade. O uso de softwares como serviço ajuda na redução de custos operacionais em TI, pois a empresa paga uma assinatura e pode utilizar os recursos desse sistema sem se preocupar com atualizações e manutenção, podendo focar em apenas tirar o melhor da ferramenta.

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