Em qualquer setor, uma reunião produtiva é um desafio de todos os gestores. Afinal, a falta de um bom planejamento pode fazer com que ela perca o foco, se torne cansativa e acabe sendo encerrada sem que o objetivo seja atendido.
Contudo, com o auxílio da tecnologia, podemos ser muito mais produtivos. Dessa forma, garantindo que as reuniões com toda a equipe possam atingir seus objetivos e trazer os resultados esperados.
Ao longo deste post, vamos tratar de algumas dicas para tornar uma reunião mais produtiva com o auxílio da equipe de TI. Vamos a elas!
Utilize o e-mail e outros canais de comunicação
Na grande maioria das vezes, pequenos assuntos podem ser resolvidos por meio de um e-mail ou da comunicação com os interessados em outro canal de comunicação.
Investir em uma ferramenta de comunicação interna pode ser uma boa ideia para reduzir a quantidade de reuniões necessárias dentro da empresa.
Pense a respeito da videoconferência
Um dos principais problemas com as reuniões é que elas tomam um tempo que poderia ser utilizado com outras atividades. Além disso, parte desse tempo é gasto no deslocamento dos colaboradores até o local da reunião.
Por conta disso, realizar videoconferências pode ser uma boa alternativa. Pois, pode agilizar o processo da reunião ao mesmo tempo que se evita a necessidade de deslocamento. Além disso, temos a possibilidade de utilizar um chat e compartilhar arquivos entre os participantes.
Defina uma pauta clara
Outra dica fundamental para tornar suas reuniões mais produtivas é a utilização de uma pauta clara. Desse modo, evitando que novos assuntos sejam adicionados, para que o tempo estipulado não seja ultrapassado.
Com uma pauta bem definida, também garantimos que tudo o que deve ser discutido será realmente abordado na ocasião, impedindo postergações.
Convoque apenas os interessados
Você já esteve em alguma reunião e se perguntou o que estava fazendo ali? Isso é muito comum, já que boa parte dos gestores convoca reuniões gerais para tratar de assuntos que têm apenas alguns poucos interessados.
Além de tornar a reunião ainda mais maçante, isso ocupa um tempo precioso de colaboradores que não precisariam fazer-se presentes naquele local.
Insira a equipe de TI nas reuniões
Por fim, temos esta uma última dica muito interessante. Incluir o time de TI em suas reuniões pode ser muito produtivo, não apenas porque esses profissionais podem visualizar formas de melhorar o encontro em si, mas porque eles terão acesso a todos os assuntos estratégicos.
A tecnologia é um setor fundamental para qualquer empresa. Tendo acesso a todas as reuniões, a TI poderá propor soluções e ferramentas que possam ser de utilidade na resolução de uma série de problemas. Dessa forma, auxiliando no crescimento da empresa.
Focar na realização de muitas reuniões pode ser algo prejudicial à sua empresa. Visto que se reunir com os colaboradores sem um propósito claro acaba impactando de forma negativa na motivação de todos, além de tomar tempo de trabalho.
Por conta disso, esperamos que você possa aplicar nossas dicas para alcançar uma reunião produtiva. E, desse modo, deixar de fazer com que seus colaboradores percam um tempo essencial.
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