A complexidade dos processos de TI exige soluções cada vez mais funcionais para diminuir a distância entre as empresas e os seus clientes. É nesse cenário que recursos como o MSP ganham destaque, na tarefa de trazer simplificação e autonomia para o sistema de workflow das empresas.
Um dos principais desafios na prestação de serviços de TI é manter o monitoramento eficaz de todos os clientes, uma vez que são vários ambientes diferentes divididos, e isso demanda deslocamentos contínuos dos colaboradores.
Neste post, o nosso objetivo é mostrar para você como um sistema de MSP pode ajudar a sua empresa a otimizar o seu workflow. Desse modo, garantindo serviços de TI mais eficazes. Confira!
A importância da estruturação dos processos de TI
A estruturação dos processos de TI serve para que as atividades referentes à prestação de serviço sejam padronizadas de acordo com as demandas dos clientes. Isso garante um bom nível de qualidade dos processos e muito mais praticidade aos técnicos.
Há empresas prestadoras de serviços de TI que ainda não se deram conta da importância de manter processos claros acerca de suas atividades para os colaboradores, o que leva a uma situação bastante delicada, que é a tomada de diferentes atitudes dos técnicos frente a determinadas situações.
A ausência de uma ordem entre as atividades aumenta a probabilidade de equívocos em projetos, tendo em vista que, dessa maneira, cada técnico pode querer resolver o problema de um jeito, o que também dificulta o trabalho de outro profissional no mesmo serviço.
Por outro lado, quando é possível contar com a governança de TI, baseada em processos bem modelados, qualquer técnico designado para um serviço em andamento poderá dar continuidade sem grandes problemas, especialmente em situações de emergência.
A estruturação dos processos de TI não é apenas um roteiro de trabalho, pois ela deve ser considerada parte essencial do modelo de negócio de um prestador de serviços, recebendo a devida atenção no seu gerenciamento, desenvolvimento e buscas por melhorias.
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O sistema de workflow
O fluxo de trabalho, também chamado de sistema de workflow, é a automação do monitoramento de processos, nesse caso, de TI. Documentos, informações importantes e tarefas deixam de ser controladas de forma manual e passam para a ser gerenciadas digitalmente, fazendo parte de um sistema computacional.
A gestão dos processos poderia ser realizada de forma analógica, mas, com o aumento da complexidade envolvendo vários ambientes e clientes, a melhor escolha é a digitalização para a automação de muitas das tarefas de controle.
O sistema de workflow é composto por uma série de ferramentas que fornecem uma visão centralizada de todos os dados. Nesse sentido, permitindo ao gestor gerar relatórios acerca de informações pontuais e melhorar seu controle em determinadas áreas.
Por meio dessa automatização, a distribuição de tarefas entre os colaboradores torna-se muito mais simples, além da visualização das atividades que cada um está realizando e o remanejamento de recursos humanos caso necessário.
Um sistema de workflow pode ser dividido em:
- administrativo ─ permite o controle de todos os processos burocráticos da empresa, organizando informações acerca do seu funcionamento;
- AD HOC ─ abrange os processos manuais simples, nos quais qualquer item pode ser movido ou alterado sem trazer prejuízos às regras estabelecidas;
- produtivo ─ trata-se dos processos repetitivos de alta complexidade, que exigem grande qualificação para a aplicação;
- colaborativo ─ são os processos realizados de forma cooperativa por um ou mais departamentos da empresa;
- transacional ─ processos realizados de forma conjunta, mas em locais diferentes, e por profissionais de duas unidades distintas.
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O MSP e suas vantagens
A eficiência é uma das principais metas quando falamos em prestação de serviços de TI, e automatizar suas atividades junto ao cliente é uma das formas de alcançar esse objetivo. O MSP permite minimizar a complexidade do sistema de workflow por meio de alguns pontos simples. Veja!
Centralização de dados e controle de acesso
Por meio de um modelo de MSP, é possível manter um olhar contínuo sobre todas as atividades em um painel que centraliza dados. Dessa forma, não importa a localização ou horário, é possível verificar relatórios, atividades, documentação e outras informações relevantes acerca dos seus serviços de TI.
Isso significa que agora não importa se a sua equipe trabalha de maneira reunida ou espalhada pelo mundo, já que, por meio do MSP, todos eles estão conectados e têm acesso aos dados de modo centralizado. Além disso, o controle de acesso garante que pessoas não autorizada não tenham acesso a nenhuma das informações confidenciais.
Integração de sistemas
Dentro do setor de TI, podemos encontrar uma infinidade de processos, aplicativos, plataformas e outros sistemas que acabam se tornando silos incomunicáveis de informação e prejudicando o andamento das atividades, pois eles acabam criando um ambiente fragmentado.
Por meio de um MSP, é possível realizar a integração entre as diversas plataformas, trazendo visibilidade para todos os processos, evitando erros e falhas provenientes dessa falta de visão. Esse modelo gera um ambiente mais competitivo.
Redução de complexidade
Fazer a gestão de diversos processos de TI ao mesmo tempo, com profissionais trabalhando com diferentes clientes, pode ser um grande desafio. Para evitar erros frequentes que tornem as tarefas mais complexas, a automação mostra-se como uma boa solução.
Por meio de um MSP, o tempo de resposta para os clientes é otimizado e torna-se possível priorizar os tickets recebidos com mais facilidade. Isso tudo permite que o setor de TI trabalhe de forma mais precisa e produtiva.
Portanto, estruturar os processos de TI e criar um sistema de workflow eficiente podem ser ações muito mais simples quando contamos com um bom software de MSP.
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